Het Geregistreerde Kassa Systeem: wat zijn de regels?

1. Huidige wetgeving 

Elke exploitant van een inrichting waar maaltijden worden verbruikt en elke traiteur die regelmatig cateringdiensten verricht moet sinds 1 juli 2016 een btw-kasticket uitreiken via een Geregistreerd Kassa Systeem (= GKS of in de volksmond ook wel 'de witte kassa'), als zijn jaaromzet, exclusief btw, voor die restaurant- en cateringdiensten hoger is dan 25.000 euro. 

Exploitanten die voor hun restaurant- en cateringgedeelte minder dan 25.000 euro omzet per kalenderjaar behalen, moeten dus geen GKS gebruiken. Wel moeten ze vanaf 1 juli 2016 een btw-ontvangstbewijs uitreiken voor alle verbruikte maaltijden én bijhorende dranken. Er zijn wel bepaalde uitzonderingen, bijvoorbeeld voor ondernemers die voor hun restaurant- of cateringdiensten nagenoeg volledig een beroep doen op een onderaannemer, voor ondernemers die maximaal 5 kalenderdagen per jaar restaurant- of cateringdiensten verrichten, enz.

! Let op !

Op 21 mei 2024 werd in het Staatsblad een wijziging aan de GKS-wetgeving gepubliceerd (GKS = Geregistreerd KassaSysteem, of in de volksmond, de witte kassa. Deze wetswijziging houdt in dat enerzijds het GKS toekomstgericht niet meer exclusief is voorbehouden voor de horecasector. Anderzijds zullen vanaf 2025 bepaalde werkwijzen veranderen en de verzameling van enkele gegevens zal op een andere manier gebeuren. 

Wat wijzigt er dan? Een goede verandering om te starten: in de GKS-wetgeving werd “in de horecasector” geschrapt. Hiermee is een eerste stap genomen om een GKS in te voeren in andere sectoren dan de horeca. Dat is een vraag die Horeca Vlaanderen al langer op tafel legde en nu dus opgenomen is in de wetgeving. Het spreekt voor zich dat Horeca Vlaanderen met deze gerealiseerde aanpassing volop verder zal strijden voor een gelijk speelveld met de andere sectoren inzake het GKS. Daarnaast staat in de publicatie van 21 mei dat de fiscale data module (FDM), de zogenaamde ‘black box’, van elk geregistreerd kassa systeem niet alleen meer op onveranderlijke en beveiligde wijze relevante data van de kastickets moet opslaan en verwerken, alsook controlegegevens moet afdrukken op het kasticket, maar eveneens automatisch deze gegevens digitaal moet verzenden naar de FOD Financiën. Hierdoor wordt het onder andere weer mogelijk om een kopie van een btw kasticket aan te maken en om dit btw kasticket digitaal uit te reiken aan de klant. Kortom, de FDM van uw aangepast geregistreerd kassasysteem zal voortaan communiceren met de ‘cloud service’ van de FOD Financiën. Daardoor zullen zij van op afstand kunnen zien wie het GKS correct gebruikt en wie niet, ze zullen hiervoor niet meer ter plaatse moeten gaan. 

Hiermee in verband geven we u graag nog mee dat de wetswijziging niets aan de reeds bestaande GKS-regelgeving. De 25.000 euro-grens valt dus vooralsnog niet weg, u moet nog altijd een GKS-ticket uitreiken (m.a.w.een pro forma-ticket volstaat niet), … . Kortom, de gekende werkwijze van het GKS blijft vooralsnog bestaan

Dat de doorstroom van gegevens tussen de fiscale data module (FDM) van uw witte kassa en de cloud service van FOD Financiën voortaan meer rechtstreeks zal gebeuren, behelst minstens een aanpassing aan uw GKS. Mogelijks is er zelfs een hercertificatie van uw GKS nodig bij de FOD Financiën door de producent van uw GKS of, in het slechtste geval, een vervanging van uw huidig GKS. Om te weten wat u dient te doen, neemt u best contact op met uw GKS-leverancier. 

Wanneer treedt deze wetswijziging in werking?

Dat hangt ervan af wanneer uw GKS werd/wordt geregistreerd:

a) op 1 juli 2025 voor de uitbatingen met een GKS dat wordt geregistreerd vanaf 1 juli 2025;
b) op 1 juli 2026 voor de uitbatingen met een GKS dat werd geregistreerd tussen 1 januari 2014 en 31 december 2017;
c) op 1 juli 2027 voor de uitbatingen met een GKS dat werd geregistreerd tussen 1 januari 2018 en 31 december 2021;
d) op 1 januari 2028 voor de niet eerder vermelde uitbatingen met een GKS.

De werkelijk verplichte implementatie start dus pas op 1 juli 2025 en er wordt een zeer ruime overgangsfase voorzien, waarbij de recentste GKS pas als allerlaatste hoeven aangepast te worden. U moet dus nog niet vandaag of morgen al contact opnemen met uw GKS-leverancier, maar verlies deze data niet uit het oog.

Alle regelgeving en praktische informatie vindt u terug op de overheidswebsite van de FOD Financiën: http://www.geregistreerdkassasysteem.be/ of https://www.geregistreerdkassasysteem.be/nl/nieuws.

2. De maatregelen van het horecaplan 

Om de invoering van de geregistreede kassa te begeleiden werkte de federale overheid een aantal maatregelen uit. De laatste stand van zaken inzake deze genomen maatregelen (mei 2024) vindt u hier. 

Graag nog eens een opfrissing over de documenten die u dient bij te houden wanneer u een GKS gebruikt? Klik hier. 
Wat doet u in geval van technische problemen? Ontdek het op deze informatiepagina. 

3. Standpunt Horeca Vlaanderen

Horeca Vlaanderen heeft ondertussen een lange weg afgelegd in het GKS-dossier. In de GKS-wetswijziging van juni 2024 ziet Horeca Vlaanderen een opening naar een écht gelijk speelveld: “Met de schrapping van enkel “in de horecasector” is de eerste stap gezet naar een mogelijk echt gelijk speelveld, dus ook in andere sectoren, mits uiteraard politieke wil," zegt Matthias De Caluwe, CEO van Horeca Vlaanderen. "Voor meer eerlijke concurrentie blijven we verder ijveren. De verdere digitalisering zal dus allicht versneld leiden tot een nog verdere professionalisering. Iets waar we in Vlaanderen in onze sector sowieso alvast het voortouw in nemen sinds 2016. Wel uitten al meermaals onze bezorgdheid over de eventuele meerkosten die er in de toekomst zouden zijn voor de hardware. Daarom herhalen we onze vraag aan de bevoegde minister voor een verhoogde investeringsaftrek bij mogelijke investeringen in de hardware. Dit lijkt ons een logisch signaal en is essentieel voor de ondernemers. Een snelle communicatie over de beslissing hierover is dus noodzakelijk." 

4. Downloads

FAQ wetswijziging GKS (juni 2024)
Raamovereenkomst voor flexijob (juni 2024)
Arbeidsovereenkomst flexijob (juni 2024)
Cateringdiensten B2B - Gebruik GKS 
GKS Toolkit
Kassabrochure