Het geregistreerd kassasysteem: stand van zaken
Sinds 1 juli 2016 is elke exploitant van een inrichting waar maaltijden worden verbruikt en elke traiteur die regelmatig cateringdiensten verricht moet sinds 1 juli 2016 een btw-kasticket uitreiken via een Geregistreerd Kassa Systeem (= GKS of in de volksmond ook wel 'de witte kassa'), als zijn jaaromzet, exclusief btw, voor die restaurant- en cateringdiensten hoger is dan 25.000 euro.
Exploitanten die voor hun restaurant- en cateringgedeelte minder dan 25.000 euro omzet per kalenderjaar behalen, moeten dus geen GKS gebruiken. Wel moeten ze vanaf 1 juli 2016 een btw-ontvangstbewijs uitreiken voor alle verbruikte maaltijden én bijhorende dranken.
Er zijn bepaalde uitzonderingen, bijvoorbeeld voor ondernemers die voor hun restaurant- of cateringdiensten nagenoeg volledig een beroep doen op een onderaannemer, voor ondernemers die maximaal 5 kalenderdagen per jaar restaurant- of cateringdiensten verrichten, enz.
Horeca Vlaanderen wilt u op deze webpagina alvast de belangrijkste informatie meegeven. Een volledig overzicht van de wetgeving vindt u terug op www.geregistreerdkassasysteem.be.
1. Het geregistreerd kassasysteem
1.1. Wat zijn de sancties als men de regelgeving niet respecteert?
- Als men verplicht is tot het gebruik van een GKS maar deze niet toepast:
Een horecaondernemer riskeert een boete van max. 1.500 euro, 3.000 euro en 5.000 euro in geval van respectievelijk een 1e, 2e of een volgende overtreding. Naast een geldboete, krijgt je ook drie maanden om een GKS te activeren in jouw zaak. Respecteer je de vooropgestelde activeringsdatum niet, dan staat dit gelijk met een hiermee gelijkaardige overtreding.
- Men reikt geen GKS-ticket of btw-bonnetje uit voor de belastbare handelingen:
Een horecaondernemer krijgt een boete van max. 50 euro, 125 euro en 250 euro per niet uitgereikt btw-kasticket in geval van een 1e, 2e of een volgende overtreding (met een maximum van respectievelijk 500, 1.250 en 5.000 euro per vaststelling).
- Men gebruikt een GKS dat een of meerdere onderdelen bevat die niet identiek zijn aan het gecertificeerd model:
Enerzijds staat dit gelijk met het niet gebruiken van een GKS (zie eerder), aangezien een echt GKS enkel uit onderdelen is samengesteld die 100% identiek zijn aan het gecertificeerd model. Anderzijds toont dit aan dat het destijds gecertificeerd model van dit onderdeel niet langer aan de wettelijk voorgeschreven technische vereisten beantwoordt. Wat zijn die vereisten dan? Het gaat om de volgende technische zaken:
- Intrekking van het certificaat voor het bewuste GKS-onderdeel. Dit heeft de ongeldigheid van alle actieve versies van dit GKS-onderdeel op de Belgische markt tot gevolg.
- Alle ondernemers die over het gewraakte onderdeel beschikken, moeten binnen een maand na ontvangst van de brief van de administratie het onderdeel vervangen door een gecertificeerd onderdeel. Het niet activeren van een correct vervangonderdeel binnen de vooropgestelde termijn, vertegenwoordigt de 1e inbreuk en de bijhorende boete wegens het niet gebruiken van het bij wet voorgeschreven GKS.
- De aard van de non-conformiteit van het gewraakt GKS-onderdeel kan aanleiding zijn voor de fiscale administratie om een controle uit te voeren bij alle uitbaters die het gewraakte onderdeel in gebruik hadden.
Elk van de bovenstaande inbreuken houdt in dat de onderneming niet met het bij wet voorgeschreven GKS werkte. Bijgevolg is dan ook niet voldaan aan één van de voorwaarden om de doelgroepenkorting van 500 tot 800 euro per kwartaal voor 5 vaste, voltijdse werknemers te krijgen. Ondernemingen die ten onrechte die korting kregen, riskeren een terugvordering van de onrechtmatig verkregen doelgroepenkorting.
Opgelet: Deze sancties staan los van verder onderzoek die de sociale en fiscale inspectiediensten in de zaak kunnen voeren.
Als je hier klikt, kan je nog meer informatie over de hierboven vermelde boetes terugvinden.
Graag nog eens nalezen welke documenten je zeker moet bijhouden wanneer je gebruik maakt van het GKS? Doe het hier.
1.2. Wat doet Horeca Vlaanderen?
In de kassaregelgeving volgt Horeca Vlaanderen al jaren dezelfde principes: de regelgeving moet gelijk zijn voor iedereen, maar moet toegepast worden binnen een kader dat een rendabele, officiële en gastvrije horeca mogelijk maakt. “Met de schrapping van enkel “in de horecasector” is de eerste stap gezet naar een mogelijk echt gelijk speelveld, dus ook in andere sectoren, mits uiteraard politieke wil," zegt Matthias De Caluwe, CEO van Horeca Vlaanderen. "Voor meer eerlijke concurrentie blijven we verder ijveren. De verdere digitalisering zal dus allicht versneld leiden tot een nog verdere professionalisering. Iets waar we in Vlaanderen in onze sector sowieso alvast het voortouw in nemen sinds 2016.”
Tot slot blijven we de overheid aanspreken op de noodzaak om een rendabele horeca tot stand te brengen. "We uitten al meermaals onze bezorgdheid over de eventuele meerkosten die er in de toekomst zouden zijn voor de hardware (zie GKS-wetswijziging vanaf 2025).Daarom herhalen we onze vraag aan de bevoegde minister voor een verhoogd investeringsaftrek bij mogelijke investeringen in de hardware. Dit lijkt ons een logisch signaal en is essentieel voor de ondernemers. Een snelle communicatie over de beslissing hieromtrent is dus noodzakelijk," aldus De Caluwe.
Het blijft nog steeds noodzakelijk om verder te werken aan betere begeleidende maatregelen. Dit lichten we toe in de volgende paragraaf.
2. De begeleidende maatregelen
Sinds lang voordat de geregistreerde kassa werd ingevoerd, zet Horeca Vlaanderen zich ook in voor een leefbare, rendabele sector. Zo ijvert Horeca Vlaanderen onder meer al jarenlang voor bruikbare begeleidende maatregelen. We overlopen hier de voornaamste.
2.1. Gelegenheidsarbeid
Door middel van gelegenheidsarbeid kan u een werknemer (‘extra’ genaamd) gedurende maximaal 2 opeenvolgende dagen flexibel inzetten. Bovendien betaalt u niet de gewone sociale bijdragen op het loon van de extra. U betaalt slechts sociale bijdragen op een fictief loon dat veel lager ligt dan het minimumloon in de sector.
Op aandringen van Horeca Vlaanderen werd het aantal dagen per jaar dat u gebruik kunt maken van extra’s (het zogenaamde contingent) verdubbeld. Sinds 1 juli 2015 kan elke werkgever voortaan 200 dagen per jaar gebruik maken van gelegenheidsarbeid. Voordien was dit beperkt tot 100 dagen.
Meer informatie vindt u hier.
2.2. Studenten
Ook de studentenarbeid werd gevoelig gewijzigd. Op het loon van een student betaalt u helemaal geen sociale bijdragen. U betaalt slechts een solidariteitsbijdrage van 5.42 %. Net als bij extra’s, is dit voordeel echter beperkt in de tijd. Per jaar kan een student maximaal 475 uur onder dit voordelige tarief werken. Vroeger was dit voordeel beperkt tot 50 dagen per jaar. Voor de ene werkgever kwam dit overeen met 100 uren (2u per dag), voor anderen dan weer met 400 uren (8u per dag). Dat probleem is nu van de baan: voor elke student geldt het voordelige tarief nu gedurende de eerste 475 uren per jaar. Maar let op: voor de jaren 2023 en 2024 werd dit maximum verhoogd naar 600 uren per jaar. Horeca Vlaanderen vraagt een verlenging van deze maatregel.
Meer informatie vindt u hier: https://www.mysocialsecurity.be/student/nl/
2.3. Flexijobs
In 2015 werd ook een volledig nieuw statuut voor werknemers gecreëerd: de flexijobs. Flexijobs maken het mogelijk voor werknemers die minstens 4/5 elders werken bijzonder voordelig bij te verdienen in de sector horeca. De werkgever betaalt slechts een flexi-loon dat lager ligt dan het huidige minimumbarema. De werknemer betaalt helemaal niets. Voor hem is bruto dus gelijk aan netto.
Sinds 1 januari 2024 is het systeem van de flexi-jobs complexer geworden. Horeca Vlaanderen heeft bij het Grondwettelijk Hof een vordering ingediend tot schrapping van deze verstrenging. Wij houden u op de hoogte van de vordering van deze gerechtelijke stap.
Meer info kan je hier raadplegen.
2.4. Overuren
Dezelfde wet die de flexijobs invoerde, bracht ook drie belangrijke wijzigingen aan aan de overuren. Elke voltijdse werknemer uit de sector horeca kan tot 360 overuren per jaar presteren, zonder dat er voor deze overuren inhaalrust verschuldigd is. Bovendien zijn er op het loon voor deze overuren ook geen sociale bijdragen of belastingen verschuldigd. Daarnaast werd ook de fiscale korting op overuren met toeslag gevoelig uitgebreid en dat zowel voor de voltijdse als de deeltijdse werknemers.
Horeca Vlaanderen vraagt een verhoging van de 360 overuren tot men een gemiddelde van 48u per week bereikt (wat het Europese maximum is).
2.5. RSZ-korting 5 voltijdse werknemers
Wie gebruik maakt van de geregistreerde kassa, kan voor maximaal vijf vaste, voltijdse werknemers een korting op de sociale bijdragen genieten van 500 EUR per werknemer. Zijn de werknemers jonger dan 26, dan bedraagt de korting zelfs 800 EUR per kwartaal. Horeca Vlaanderen vraagt de afschaffing van de verplichte registratie, afschaffing van de beperking tot werkgevers met maximum 49 werknemers en uitbreiding tot meer dan vijf voltijdse werknemers.
Meer info:
https://www.socialsecurity.be/employer/instructions/dmfa/nl/latest/instructions/deductions/structuralreduction_targetgroupreductions/horecanew.html