Geregistreerd Kassasysteem
Wie moet een GKS gebruiken?
Elke exploitant van een horecazaak waar maaltijden ter plaatse worden verbruikt en elke traiteur die regelmatig cateringdiensten verricht, moet een btw-kasticket uitreiken via een Geregistreerd Kassasysteem (GKS), ook wel de witte kassa genoemd.
Deze verplichting geldt wanneer de jaaromzet (exclusief btw) uit restaurant- en cateringdiensten hoger is dan 25.000 euro.
Horecazaken die onder deze omzetdrempel blijven, zijn niet verplicht om een GKS te gebruiken. Zij moeten wel een btw-ontvangstbewijs uitreiken voor maaltijden en bijhorende dranken die ter plaatse worden verbruikt. Er bestaan enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer een onderneming voor haar restaurant- of cateringactiviteiten bijna volledig beroep doet op een onderaannemer.
Wijzigingen aan de GKS-regelgeving
Op 21 mei 2024 werd een wijziging aan de GKS-wetgeving gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze wijziging zorgt ervoor dat het GKS-systeem in de toekomst niet langer uitsluitend gekoppeld is aan de horecasector.
Daarnaast verandert ook de manier waarop gegevens uit het GKS worden verwerkt en doorgestuurd.
Wat verandert er concreet?
De fiscale datamodule (FDM), de zogenaamde black box, zal in de toekomst niet alleen gegevens veilig bewaren en verwerken, maar deze ook automatisch digitaal doorsturen naar de FOD Financiën.
Daardoor:
- wordt digitale uitreiking van btw-kastickets mogelijk;
- kan een kopie van een btw-kasticket worden aangemaakt;
- krijgt de FOD Financiën een beter zicht op het correcte gebruik van het GKS.
De bestaande GKS-verplichtingen blijven voorlopig behouden. De omzetgrens van 25.000 euro blijft van toepassing en een pro forma-ticket volstaat niet als vervanging van een geldig btw-kasticket.
Wanneer moet jouw GKS aangepast worden?
De overstap naar de vernieuwde versie van het GKS verloopt gefaseerd, afhankelijk van het moment waarop je huidige GKS werd geregistreerd:
- 1 juli 2025: voor nieuwe registraties van GKS;
- 1 juli 2026: voor GKS geregistreerd tussen 1 januari 2014 en 31 december 2017;
- 1 juli 2027: voor GKS geregistreerd tussen 1 januari 2018 en 31 december 2021;
- 1 januari 2028: voor de overige GKS-systemen.
Neem tijdig contact op met je GKS-leverancier. Die kan nagaan welke aanpassingen nodig zijn en of je systeem moet worden aangepast, gehercertificeerd of vervangen.
De meest recente informatie en praktische richtlijnen vind je op de website van de FOD Financiën: www.geregistreerdkassasysteem.be.
Standpunt Horeca Vlaanderen
Horeca Vlaanderen volgt het GKS-dossier al jaren nauw op en blijft ijveren voor een gelijk speelveld tussen alle sectoren.
De uitbreiding van de GKS-regelgeving naar andere sectoren ziet Horeca Vlaanderen als een belangrijke stap richting meer eerlijke concurrentie. Tegelijk blijft de federatie aandacht vragen voor de mogelijke investeringskosten voor ondernemers en pleit ze voor voldoende ondersteuning bij toekomstige aanpassingen aan het systeem.
De digitalisering van de sector biedt kansen, maar moet hand in hand gaan met haalbaarheid en betaalbaarheid voor horecaondernemers.